8 cách chăm sóc sức khỏe tinh thần nhân viên

Dịch Covid-19 đã tạo nên rất nhiều thay đổi, tác động trực tiếp đến sức khỏe tinh thần nhân viên. Chưa bao giờ sức khỏe tinh thần của nhân viên lại cần được quan tâm đến vậy. Đây là thời điểm mà năng lực của nhà lãnh đạo mang tính quyết định hơn bao giờ hết. 

Gần đây, tổ chức phi lợi nhuận Mind Share Partners, Qualtrics và SAP đã thực hiện nghiên cứu về sức khỏe tinh thần nhân viên trên toàn cầu. Họ cho thấy gần 42% nhân viên trên toàn cầu bị suy giảm sức khỏe tinh thần trong mùa dịch. Vì vậy, các quản lý và lãnh đạo cần kịp thời hỗ trợ nhân viên của mình; giúp họ vượt qua những thử thách trong giai đoạn bất ổn này.

Dưới đây là 8 cách có thể hỗ trợ sức khỏe tinh thần cho nhân viên trong mùa dịch:

1. Mở lòng và chia sẻ về sức khoẻ tinh thần

“Trong cái rủi có cái may”. Một điều tốt đẹp giữa đại dịch COVID-19 là các thách thức về sức khỏe tinh thần đang dần được bình thường hóa. Gần như tất cả mọi người đều đã hoặc đang trải qua sự lo lắng và buồn phiền nhất định. Thế nhưng, sự phổ biến của sức khỏe tinh thần chỉ thật sự làm giảm đi sự kỳ thị khi mọi người, đặc biệt là các nhà lãnh đạo, chia sẻ trải nghiệm của bản thân. Một nhà lãnh đạo trung thực trong các vấn đề về sức khỏe tinh thần sẽ giúp nhân viên thoải mái hơn trong việc chia sẻ vấn đề tinh thần của họ.

Trước đại dịch, công ty công nghệ sinh học Roche Genentech đã phát hành các đoạn video; trong đó, các lãnh đạo cấp cao trò chuyện về sức khỏe tinh thần của họ. Những đoạn video này được chia sẻ trên mạng nội bộ của công ty; nằm trong khuôn khổ chiến dịch mang tên #Let’sTalk. Sau đó, công ty đã giao cho nhóm “Mental health champions”, một mạng lưới các nhân viên được đào tạo giúp nâng cao nhận thức về sức khỏe tinh thần, thực hiện các video về những trải nghiệm của bản thân họ. Đây được xem như một phần trong nhiều chiến dịch nâng cao nhận thức về sức khỏe tinh thần của công ty.

Khi các nhà lãnh đạo chia sẻ những thách thức của họ, họ trở nên gần gũi và dũng cảm; dù có liên quan đến sức khỏe tinh thần hay không. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng một nhà lãnh đạo đích thực sẽ có khả năng xây dựng lòng tin; cải thiện sự gắn bó và hiệu suất của nhân viên.

2. Làm gương cho những hành vi lành mạnh

Đừng chỉ nói suông rằng bạn quan tâm đến sức khỏe tinh thần. Hãy thể hiện bằng hành động; để nhân viên của bạn cảm thấy họ cũng có thể ưu tiên việc chăm sóc bản thân và đặt ranh giới cho mình. Nhiều nhà lãnh đạo thường quá tập trung vào sức khỏe của tập thể và tiến độ công việc; để rồi, họ quên đi việc chăm sóc bản thân mình. Do đó, bạn có thể chia sẻ với nhân viên rằng bạn đang đi dạo; có cuộc hẹn trị liệu; hoặc, hoặc ưu tiên các kỳ nghỉ (và thực sự không nhận email) để tránh kiệt sức.

3. Xây dựng văn hóa kết nối qua tương tác

Trong giai đoạn này, việc thường xuyên chủ động tương tác với nhân viên là điều quan trọng hơn bao giờ hết. Văn hóa kết nối vẫn luôn rất quan trọng trong một tập thể. Thế nhưng, điều này lại không thật sự được áp dụng trong giai đoạn trước. Hiện nay, với hầu hết mọi người làm việc tại nhà, việc xác định những dấu hiệu cho thấy ai đó đang gặp vấn đề thậm chí còn khó hơn bình thường. Trong nghiên cứu của Mind Share Partners, Qualtrics và SAP, gần 40% nhân viên trên toàn cầu nói rằng không ai trong công ty hỏi họ có ổn không. Những nhân viên này có nguy cơ suy giảm sức khỏe tinh thần cao hơn 38% so với mọi người từ khi dịch bùng phát.

Đừng hỏi câu hỏi thông thường: “Bạn có khỏe không?”. Thay vào đó, hãy đặt ra những câu hỏi cụ thể hơn. Chẳng hạn như về sự hỗ trợ mà bạn có thể thực hiện. Hãy thành tâm lắng nghe, và khuyến khích các câu hỏi hoặc mối bận tâm. Tuy nhiên, không nên quá cứng nhắc; điều đó thể hiện sự thiếu tin tưởng hoặc cách thức quản lý vi mô. 

Khi ai đó chia sẻ rằng họ đang gặp khó khăn, không phải lúc nào bạn cũng biết nên nói hoặc làm gì. Lúc này, điều quan trọng nhất là tạo không gian để nhân viên chia sẻ câu chuyện của họ. Và hãy thể hiện lòng trắc ẩn. Họ có thể không muốn chia sẻ sâu vào chi tiết, và điều này hoàn toàn ổn. Điều quan trọng là họ biết rằng họ luôn có thể thoải mái chia sẻ với bạn.

4. Đề xuất tính linh hoạt và tham gia cùng tập thể

4.1 Đề xuất tính linh hoạt

Chuẩn bị tinh thần rằng tình hình, nhu cầu của tập thể và nhu cầu của chính bạn sẽ còn tiếp tục thay đổi. Tương tác và hỏi han nhân viên thường xuyên, đặc biệt là trong những thời điểm chuyển giao. Bạn chỉ có thể giải quyết các vấn đề khi bạn biết điều gì đang xảy ra. Những cuộc trò chuyện này sẽ cho bạn cơ hội để nhấn mạnh lại các quy chuẩn và hoạt động hỗ trợ sức khỏe tinh thần. Sự linh hoạt là việc ta chủ động giao tiếp và thiết lập các quy chuẩn, giúp mọi người xây dựng và duy trì các ranh giới cần thiết. 

Đừng đưa ra các giả thuyết về những gì nhân viên của mình cần; rất có thể họ sẽ cần những thứ khác nhau vào những thời điểm khác nhau. Nghĩ ra nhiều phương pháp khác nhau để tiếp cận và giải quyết những yếu tố gây stress; chẳng hạn như khó khăn trong việc chăm sóc con cái; hay cảm thấy cần phải làm việc mọi lúc mọi nơi.

Hãy đề xuất tính linh hoạt một cách chủ động. Hãy rộng lượng và thực tế nhất có thể. Jason Fried, CEO của Basecamp, cho phép những nhân viên cần chăm sóc người thân đều có thể tự sắp xếp lịch làm việc; kể cả khi thời gian làm việc của họ giảm đi. Sự linh hoạt có thể giúp tổ chức phát triển trong tình hình bất ổn hiện nay.

4.2 Thực hiện sự linh hoạt cùng nhân viên

Bạn có thể góp phần bình thường hóa và làm gương về sự linh hoạt; bằng việc nhấn mạnh cách bạn thay đổi hành vi của mình. Stacey Sprenkel, một luật sư từ văn phòng luật Morrison & Foerster, đã chủ động nói với nhân viên rằng mình làm việc vào các khung giờ khác thường vì trách nhiệm chăm sóc con cái, đồng thời động viên họ chia sẻ những gì họ cần để làm việc tốt nhất trong giai đoạn đại dịch.

Hãy khuyên các thành viên kiên nhẫn và thấu hiểu lẫn nhau. Hãy tin tưởng họ và tin vào những điều tốt đẹp nhất. Họ tin tưởng và sẽ nhớ cách đối xử của bạn trong thời điểm chưa từng có tiền lệ này.

5. Giao tiếp chủ động và thường xuyên hơn

Nghiên cứu được thực hiện bởi Mind Share Partners, Qualtrics và SAP cho thấy rằng: những nhân viên cảm thấy quản lý của họ không giỏi giao tiếp có nguy cơ bị suy giảm sức khỏe tinh thần cao hơn 23% so với những người khác ,kể từ khi dịch bệnh bùng phát mạnh hơn. Đảm bảo rằng bạn luôn thông báo nhân viên về mọi sự thay đổi hoặc cập nhật của tổ chức. Ghi rõ mọi thay đổi về giờ làm việc và các quy định công ty. Khi có thể, hãy giảm thiểu stress cho nhân viên bằng cách đưa ra kỳ vọng về khối lượng công việc, xác định công việc cần ưu tiên, và xác định các mục có thể bỏ qua nếu cần thiết.

Chia sẻ với nhân viên các nguồn thông tin về sức khỏe tinh thần và khuyến khích họ tham khảo. Trong nghiên cứu của Mind Share Partners, gần 46% nhân viên nói rằng công ty của họ không chủ động chia sẻ những nguồn thông tin này. Nếu bạn đã từng chia sẻ trước đây, hãy chia sẻ với nhân viên lần nữa. Lưu ý rằng, sự xấu hổ và kỳ thị ngăn cản nhiều nhân viên sử dụng các phúc lợi sức khỏe tinh thần để tìm cách điều trị. Vì vậy, hãy bình thường hóa việc sử dụng các dịch vụ đó.

6. Đầu tư vào đào tạo về sức khoẻ tinh thần

Hơn bao giờ hết, việc đào tạo về sự chủ động và phòng tránh vấn đề sức khỏe tinh thần tại nơi làm việc cần được ưu tiên cho các nhà lãnh đạo, quản lý và các cá nhân đóng góp. Trước đại dịch, các công ty bao gồm Morrison & Foerster và Verizon Media đã triệu tập các nhà lãnh đạo cấp cao để thảo luận về vai trò trong việc tạo ra một nền văn hóa lành mạnh về tinh thần. Điều đó đã tạo cho họ vị thế tốt để vận hành trong giai đoạn không ổn định.

Ngày càng có nhiều nhân viên gặp vấn đề về sức khỏe tinh thần. Do đó, điều quan trọng là phải xóa bỏ những lầm tưởng phổ biến, giảm thiểu sự kỳ thivà xây dựng các kỹ năng cần thiết; nhằm có những cuộc trò chuyện hiệu quả về sức khỏe tinh thần tại nơi làm việc. Nếu bạn không có ngân sách để đầu tư vào đào tạo, bạn có thể tạo nên các nhóm chăm sóc sức khỏe tinh thần. Tại đó, nhân viên được nâng cao nhận thức, xây dựng cộng đồng và hỗ trợ lẫn nhau.

7. Sửa đổi các chính sách và hoạt động thực tiễn

Để giảm stress cho mọi người, hãy hào phóng và linh hoạt nhất có thể. Đặc biệt là trong việc điều chỉnh các chính sách và hoạt động để ứng phó với đại dịch. Ví dụ: bạn có thể xem xét kỹ hơn các quy định và quy chuẩn của mình; về giờ làm việc linh hoạt; thời gian nghỉ có lương; email và các phương thức liên lạc; hay các ngày nghỉ có lương và không lương. Cố gắng sắp xếp để các kỳ đánh giá nhân viên trở thành cơ hội để bạn góp ý một cách tử tế và học hỏi; thay vì đánh giá dựa trên các mục tiêu nghiêm ngặt. 

Vào giữa tháng 3, Katherine Maher, Giám đốc điều hành của Wikimedia Foundation, đã gửi đến tổ chức của cô ấy một email về những thay đổi để giảm thiểu stress, bao gồm: “Nếu bạn cần giảm [số giờ] giờ làm việc, hoàn toàn không sao cả.” Vị CEO cũng cam kết trả lương cho các nhà thầu và nhân viên dựa theo số giờ làm việc thông thường, bất kể họ có giảm giờ làm việc. Nếu điều chỉnh giờ làm việc, hãy đảm bảo rằng bạn làm như vậy để hỗ trợ sức khỏe tinh thần nhân viên; nếu đó thật sự là mục tiêu của bạn.  

8. Khảo sát nhân viên để nắm bắt tình hình

Việc đảm bảo mức trách nhiệm không cần phải thật phức tạp. Bạn có thể thường xuyên thực hiện các cuộc khảo sát nhanh để tìm hiểu tình hình của nhân viên. Công ty quản lý đầu tư toàn cầu BlackRock đã thực hiện các khảo sát nhanh trong giai đoạn dịch; nhằm tìm hiểu các tác nhân chính gây stress và nhu cầu của nhân viên. Nguồn dữ liệu này đã giúp phát triển các kế hoạch mới; bao gồm việc xây dựng kỹ năng quản lý từ xa của các nhà quản lý; nâng cao sức khỏe và hỗ trợ tinh thần cho nhân viên; hay tăng tính linh hoạt trong công việc và thời gian nghỉ.

Chúng ta ai cũng muốn mọi chuyện trở lại như trước. Thế nhưng, chắc sẽ còn rất lâu để chúng ta có thể thật sự quay trở lại trạng thái bình thường cũ. Vì vậy, hãy tận dụng cơ hội này để xây dựng nền văn hóa lành mạnh về mặt tinh thần nơi công sở, thứ mà lẽ ra phải tồn tại từ lâu.

Dịch bởi Trâm Trần từ bài viết 8 Ways Managers Can Support Employees’ Mental Health