8 cách quản lý nhân viên từ xa mùa giãn cách xã hội

Dịch Covid-19 đã phá vỡ và thay đổi môi trường làm việc với tốc độ chóng mặt. Khi hàng triệu nhân viên làm việc tại nhà, việc quản lý nhân viên làm việc từ xa trở thành một thử thách; đặc biệt khi họ không có lời cảnh báo trước hay sự chuẩn bị nào.

Việc quản lý bản thân trong giai đoạn cách ly đã là một thách thức; khi không có sự tương tác trực tiếp giữa người với người; hay cấu trúc của một ngày làm việc bình thường. Giờ đây, các nhà quản lý lại càng chịu thử thách cam go hơn khi kiêm thêm nhiệm vụ quản lý nhân viên trong điều kiện trên; đặc biệt là nếu họ chưa bao giờ thực hiện điều này trước đây. 

Các điều kiện gây áp lực, sự bất ổn tăng cao; và cảm giác xa rời nói chung gây thêm nhiều khó khăn cho các nhà quản lý. Trong giai đoạn cách ly, mọi khía cạnh của vai trò người quản lý đều trở nên khó khăn và phức tạp hơn. Bạn sẽ cần đặt lại các kỳ vọng về cách làm việc; và điều chỉnh phong cách quản lý của mình cho phù hợp với bối cảnh mới. 

Timothy R. Clark, nhà sáng lập và CEO của LeaderFactor, đã đưa ra một số lời khuyên giúp quản lý nhân viên làm việc từ xa hiệu quả:

1. Thiết lập lại kỳ vọng

Hầu hết mọi người đều đã quen thuộc với hoạt động nhóm theo hướng đồng bộ hóa và tiêu chuẩn hóa. Chúng ta làm việc cùng nhau, tại cùng một văn phòng, trong cùng những điều kiện làm việc, với cùng một lịch làm việc. Trong giai đoạn giãn cách xã hội, các nhà quản lý phải hỗ trợ nhân viên thay đổi đột ngột sang làm việc từ xa; hoạt động cá nhân hóa và không đồng bộ. Bạn sẽ cần thiết lập lại các kỳ vọng về phương thức hoàn thành công việc. Thay vì xác định cụ thể thời gian và cách thức làm việc; hãy để các thành viên trong nhóm hoàn thành công việc theo các cách thức riêng của họ. Điều này có nghĩa là bạn sẽ chú ý nhiều hơn vào kết quả; và linh hoạt hơn trong việc quản lý nhân viên. 

2. Giữ liên lạc thường xuyên 

Nghiên cứu xã hội học đã chứng minh rằng các chu kỳ thời gian giao tiếp ngắn hơn sẽ có hiệu quả hơn trong việc xây dựng và duy trì tinh thần làm việc và sự gắn kết nhân viên. Hãy sử dụng tin nhắn tức thời để thường xuyên giữ liên lạc với nhân viên. Đừng để họ làm việc cả nửa ngày mà không có sự hỏi han từ bạn. Bạn có thể tổ chức các buổi họp nhóm hằng ngày, lý tưởng nhất là qua cuộc gọi video; hoặc có thể để nhân viên thay phiên nhau dẫn dắt buổi họp đó. Hãy đặt kỳ vọng rằng mọi thành viên sẽ đều có mặt, và không bị xao nhãng. Hãy làm gương cho nhân viên về tinh thần làm việc nhóm trực tuyến. 

3. Tiếp tục hỗ trợ đào tạo nhân viên trong ngắn hạn

Giãn cách xã hội không có nghĩa phải dừng các hoạt động đào tạo. Thế nhưng, đây là lúc thích hợp để thực hiện Microlearning (phương thức học tập trực tuyến theo từng bước nhỏ). Hãy tập trung chia sẻ các bài học ngắn về một nội dung cụ thể trong từ 5-10 phút. Những buổi học này có thể đào tạo về một công cụ, hành vi, hay kỹ năng cụ thể. Hãy để các thành viên trong nhóm xoay vòng phụ trách việc đứng lớp; và để họ chủ động tìm đề tài cho buổi học. Bạn cũng có thể yêu cầu một thành viên khác trong nhóm tìm hiểu bài học; và dẫn dắt cuộc thảo luận ngắn về việc áp dụng vào thực tế, sự liên quan, và ý nghĩa của nội dung bài học.

4. Chỉ định các cá nhân hướng dẫn để tăng cường sự hỗ trợ lẫn nhau. 

Hầu hết các nhà quản lý sẽ dễ cạn kiệt năng lượng nếu phải giải quyết tất cả mọi nhu cầu phát sinh của các nhân viên. Để phân bổ trách nhiệm đó, hãy sắp xếp nhân viên thành từng cặp; trong đó một cá nhân sẽ đóng vai trò là người đồng hành và hướng dẫn cho thành viên còn lại. Mô hình lãnh đạo phân cụm này giúp tăng cường sự hỗ trợ và bảo vệ nhau chống lại sự cô lập cảm xúc. Hãy yêu cầu các thành viên hỏi han và đánh giá mức độ gắn kết và sức khỏe tổng quan của nhau. Đối với các nhân viên chưa từng thực hiện vai trò này trước đây, bạn có thể hướng dẫn họ.   

5. Dùng giọng điệu làm tiêu chí khi phản hồi trực tiếp 

Việc nắm bắt được tín hiệu cảm xúc của nhân viên khi bạn không ở cùng một không gian với họ là điều không dễ. Thay vì phụ thuộc vào các dữ liệu phi ngôn ngữ và ngôn ngữ hình thể; giờ đây, bạn buộc phải dựa vào các tiêu chí như tin nhắn, giọng nói, và các cuộc gọi video không thường xuyên. Hãy chú ý đến: ngữ điệu qua giao tiếp bằng văn bản; tốc độ, âm lượng, và sự biến hóa của giọng nói qua các cuộc gọi; và các cử chỉ qua video. Nếu bạn hiểu rõ nhân viên của mình, sự thay đổi trong các yếu tố này sẽ giúp bạn sớm xác định khi một thành viên cần được tăng cường sự hỗ trợ. 

6. Làm gương về sự lạc quan và loại bỏ sự sợ hãi trong nhân viên 

Sự lan quan có tính lan tỏa cao. Các nhà lãnh đạo thể hiện nhiều niềm hy vọng và sự tự tin có khả năng giúp nhân viên tìm được ý nghĩa và mục đích trong công việc; đặc biệt trong các điều kiện làm việc căng thẳng. Và cũng đừng quên sử dụng óc hài hước như một sự trợ giúp. Bạn nên nhớ rằng, sự sợ hãi sẽ gây cản trở cho các sáng kiến, giam cầm sự sáng tạo; và mang lại sự tuân thủ, thay vì sự cam kết. Cuối cùng, hãy chú ý rằng, sự ràng buộc hạn chế thường là yếu tố thúc đẩy sự đổi mới. Hãy để nhân viên của bạn sử dụng giai đoạn cách lý như một bước đệm thúc đẩy các ý tưởng mới. 

7. Luôn cập nhật cho nhân viên ngay cả khi không có thông tin mới. 

Sự bất ổn thường gây ra sự lo lắng. Bạn càng giao tiếp và chia sẻ càng nhiều, các khoảng trống thông tin trong nhóm của bạn sẽ càng ít. Hãy giao tiếp thường xuyên với nhân viên; ngay cả khi bạn không có thông tin mới để chia sẻ. Duy trì tính minh bạch trong giai đoạn khủng hoảng bằng việc cập nhật thường xuyên. Đây là một cách tối ưu để thể hiện lòng tin, sự đồng cảm; và sự quan tâm chân thành tới nhân viên. 

8. Liên tục đo lường mức độ stress và gắn kết nhân viên 

Hãy xác định rõ với nhân viên rằng mối quan tâm chính của bạn là sức khỏe của họ. Dành thời gian đánh giá sự gắn kết nhóm bằng việc hỏi han định kỳ các nhân viên hai câu hỏi nhanh. Đầu tiên, trên thang điểm từ 0 đến 10, hãy đánh giá mức độ stress hiện tại của họ. Thứ hai, sử dụng cùng một thang đo đó, hãy đánh giá mức độ tương tác tổng thể của bạn. Cảm giác trực quan và các ấn tượng của bạn về một cá nhân đôi khi có thể sai; vì vậy, việc đánh giá này giúp bạn có được các phản ứng định lượng. 

Con người là những sinh vật siêu xã hội luôn khao khát cảm giác được thuộc về. Điều quan trọng nhất, ngay cả trong giai đoạn cách ly là sự an toàn về tâm lý; khi mà các thành viên được hòa nhập, an toàn để học hỏi, an toàn để đóng góp; và an toàn để thách thức hiện trạng; mà không sợ bị xấu hổ, bị gạt ra bên lề, hoặc bị trừng phạt. Khi bạn tạo ra và duy trì các điều kiện này, bạn cho phép nhân viên tiếp tục làm việc và đóng góp; và có lẽ, quan trọng nhất trong thời điểm này, bạn công nhận những đặc tính con người của họ.

Dịch từ 8 Ways to Manage Your Team While Social Distancing.