Chiến lược Hybrid: Mô hình lãnh đạo mới sau đại dịch doanh nghiệp cần biết

Làm việc hybrid là sự kết hợp giữa làm việc tại nhà và tại văn phòng. Trong bối cảnh dịch bệnh hiện nay, đây là một trong những lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp. Tuy vậy, vẫn còn nhiều băn khoăn về chi phí, cách thức vận hành, sự linh hoạt cho nhân viên, điều phối nhân viên, duy trì văn hóa công ty, và đào tạo nhân viên mới. 

Nhìn chung, mối quan tâm của lãnh đạo công ty về hình thức làm việc hybrid tập trung vào: hiệu suất, nhân sự, và văn hóa.

1. Các mối quan tâm khi làm việc hybrid

1.1 Năng suất làm việc bị tác động như thế nào?

Làm việc hybrid ảnh hưởng đến khả năng hợp tác hiệu quả giữa nhân viên và các nhóm; nhưng ảnh hưởng ra sao, thế nào là một câu hỏi. Nhiều người cho rằng làm việc tại văn phòng sẽ dễ dàng trao đổi thông tin và hợp tác. Số còn lại cho rằng nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn khi được tự do, tự điều chỉnh lịch trình của họ và không bị ràng buộc bởi không gian văn phòng. Hai luồng ý kiến này nhằm đưa ra quyết định về phương thức làm việc tối ưu và kết hợp giữa cả hai hình thức, cho phép công ty hoàn thành được mục tiêu đề ra.

1.2 Có giữ chân được nhân sự tài năng?

Làm việc tại nhà đã thay đổi kì vọng của nhân viên về cách mà họ được phép làm việc. Đã có một số khiếu nại bỏ việc, nếu như nhân viên không được phép làm việc tại nhà. Điều đó cho thấy các tổ chức không tạo cho nhân viên sự linh hoạt trong công việc; dẫn tới khó khăn trong việc thu hút và giữ chân nhân sự.

Tại một vài công ty, những tiện ích giải trí như là bàn chơi bóng, phòng gym, quầy nước và đồ ăn vặt sẽ là điểm thu hút với nhân viên. Tuy nhiên, đôi khi việc được tự do và linh hoạt làm việc tại nhà cũng là một lợi thế. Vì vậy, làm việc hybrid cho phép nhân viên có thể tận hưởng tiện ích lẫn sự linh hoạt; giúp tổ chức thành công trong việc giữ chân nhân tài; cũng như hòa nhập với nền kinh tế thị trường ngày cạnh tranh càng phát triển dưới hình thức online.

1.3 Văn hóa doanh nghiệp có bị ảnh hưởng?

Trước đây các doanh nghiệp thường dựa vào tiếp xúc trực tiếp của nhân viên để thấm nhuần và duy trì các giá trị, niềm tin và quy chuẩn của công ty. Vì vậy, có nhiều điểm trong văn hóa công ty thường được hiểu và truyền đạt ngầm. Tuy nhiên, cũng có một số ý kiến cho rằng các niềm tin và quy tắc công sở cần được chia sẻ qua giao tiếp khi làm việc trực tuyến.

Vấn đề là, những nhân viên kì cựu đã học được văn hóa công ty thông qua trải nghiệm tại văn phòng. Tuy nhiên, nhân viên mới lại không có được kinh nghiệm ấy. Giả sử một năm sẽ có khoảng 10% nhân viên nghỉ việc, rất có thể 10% nhân viên đó chưa từng được đặt chân tới văn phòng bao giờ, đặc biệt trong thời gian dịch bệnh. Vì vậy, làm việc hybrid có thể là một giải pháp tốt để lưu giữ văn hóa công ty; bằng việc đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều được trải nghiệm làm việc tại văn phòng.

2. Khó khăn khi triển khai cách làm việc hybrid

Trong số mối quan tâm về hiệu suất, nhân sự, và văn hóa công ty; mỗi vấn đề này đều có những thử thách và những cách để đo lường riêng. Khi không phân biệt tầm quan trọng của ba yếu tố này; sẽ rất khó khăn để xây dựng chiến lược làm việc hybrid hiệu quả. Việc ưu tiên vào khía cạnh nào sẽ phụ thuộc rất lớn vào tư duy của lãnh đạo. Trong khi có người quan tâm tới việc nhân viên đã làm được gì, và kết quả của quy trình làm việc tối ưu hóa; có người quan tâm đến nhân sự, tin rằng nhân viên đúng đắn sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết mọi vấn đề; lại có người đề cao văn hóa công ty, cho rằng thành công của tổ chức là phụ thuộc vào cách nhân viên làm việc.

Rất khó để tạo được sự cân bằng giữa hiệu suất, nhân sự, và văn hóa công ty. Tuy nhiên, một cuộc thảo luận là cần thiết để đưa ra chiến lược làm việc hybrid tối ưu.

3. Cách xây dựng chiến lược làm việc hybrid hiệu quả

Các doanh nghiệp cần coi việc cân bằng cả ba yếu tố hiệu suất, nhân sự, và công việc như một nhiệm vụ để giải quyết vấn đề tập thể. Dưới đây là ba bước để xây dựng cách làm việc hybrid hiệu quả:

Bước 1: Tìm sự khác biệt và giá trị của mỗi yếu tố

Các nhà lãnh đạo cần hiểu rằng cả ba mối quan tâm trên đều cần thiết để tạo nên cách làm việc hybrid. Để xác định các mục tiêu quan trọng của tổ chức, và sự liên hệ giữa chúng, nhà lãnh đạo cần:

• Thu thập dữ liệu. Tạo một cuộc khảo sát ngắn để tìm hiểu ưu tiên và mục tiêu của các bên liên quan, về chính sách làm việc hybrid. Thu thập ý kiến cá nhân và ẩn danh sẽ mang đến kết quả chính xác và toàn diện nhất. Đối chiếu các phản hồi với tình trạng hiện tại của doanh nghiệp; và đặc biệt chú ý đến tỉ lệ phản hồi. Lãnh đạo cần nhận được góp ý từ tất cả nhân viên trong tổ chức, bất kể vị trí nào.
• Trực quan hóa dữ liệu. Hãy bắt đầu bằng việc đưa từng bên liên quan để đánh giá tầm quan trọng của mỗi yếu tố. Bạn có thể thực hiện bằng cách đưa ra một bảng bao gồm các tiêu chí được quan tâm nhiều nhất, và đề nghị các bên liên quan đánh số thứ tự theo mức độ ưu tiên. Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm bỏ phiếu để xếp hạng cho mỗi yếu tố.
• Rút ra ý nghĩa của dữ liệu, nhất là những điểm khác biệt. Dựa theo dữ liệu rút ra, hãy thảo luận về những ưu tiên chung. Ví dụ, một bên ưu tiên lựa chọn của nhân viên hơn; một bên quan trọng vấn đề tương tác trong văn phòng; bên khác quan tâm đến việc trao đổi trực tiếp để duy trì văn hóa công ty.

Giờ đây, bạn cần thương lượng sự về lợi ích và sự đánh đổi giữa các ưu tiên. Quyết định tốt nhất không phải lúc nào cũng là do đa số. Hãy sử dụng một chiến lược vững chắc để thảo luận, tránh bị ảnh hưởng bởi yếu tố cá nhân. Mục tiêu không phải là tìm kiếm sự đồng tình của các bên về giải pháp làm việc hybrid; mà là trình bày giải pháp dựa trên dữ liệu đã điều tra.

Bước 2: Tập trung vào các giải pháp tích hợp

Khi đã hiểu về quan điểm của mỗi người, bạn cần chuyển sang tìm kiếm giải pháp. Lý tưởng nhất là đạt được một giải pháp duy nhất, tối ưu trên tất cả các tiêu chí, và phù hợp với các bên liên quan. Tuy nhiên, rất khó để làm được điều đó; hoặc sẽ mất rất nhiều thời gian để đi tới thống nhất chung.

Trong trường hợp này, hãy nghĩ tới việc thay thế các yếu tố bằng những lựa chọn có giá trị tương đương. Bạn có thể dựa vào dữ liệu thể hiện mức độ quan tâm đã điều tra ở trên. Nếu vấn đề quá lớn, hãy thử chia nhỏ ra. Bạn không cần phải so sánh mức độ ưu tiên của mình với người khác. Thay vào đó, hãy linh hoạt hơn; ví dụ: mức độ ưu tiên hiệu suất, nhân sự, và văn hóa là 30/30/40 hoàn toàn có thể thay thế với 30/40/30 hoặc 35/30/35.

Bước 3: Đánh giá lại

Cách làm việc hybrid không đảm bảo rằng đó là giải pháp bền vững. Môi trường làm việc cũng phức tạp và không ngừng thay đổi. Vì vậy, sẽ hoàn toàn bình thường nếu bạn đưa ra kế hoạch sai; hoặc kế hoạch của bạn sẽ đúng trong mọi trường hợp.

Điều quan trọng nhất là có một quy trình đánh giá và thẩm định lại theo kế hoạch. Lần tới, bạn chỉ cần lưu ý những điểm thay đổi trong ưu tiên và lựa chọn. Nếu không, bạn có thể áp dụng chiến lược làm việc hybrid cho tới lần đánh giá tiếp theo. Nhưng nếu có một yếu tố thay đổi, hãy dành một vài phút nếu nó ảnh hưởng cả chiến lược xây dựng làm việc hybrid của bạn, và sửa đổi lại nếu cần.

Khoảng thời gian đánh giá giữa các lần phụ thuộc vào sự biến động của môi trường ảnh hưởng đến: thị trường, nhân sự, và văn hóa. Nếu thay đổi diễn ra nhanh chóng, hãy kiểm tra thường xuyên và đặt ra một ngày đánh giá lại.

Lời kết

Các gợi ý trên không nhất thiết sẽ áp đặt cách làm việc hybrid tại doanh nghiệp của bạn; bởi mỗi tổ chức đều có những điểm khác biệt duy nhất. Tuy nhiên, sử dụng cách tiếp cận tối đa hóa sẽ giúp tạo ra sự cân bằng tốt nhất giữa nhu cầu của khách hàng, nhân viên, và doanh nghiệp của bạn.

Dịch tiếng Việt bởi Vũ Thị Ngọc Mai từ bài viết Figure Out the Right Hybrid Work Strategy for Your Company.