Cách duy trì văn hóa công ty khi làm việc từ xa

Một trong những mục tiêu chính của các doanh nghiệp trong giai đoạn làm việc từ xa là duy trì văn hóa công ty. Các doanh nghiệp đã cố gắng để xây dựng văn hóa nơi làm việc; nhằm hỗ trợ nhân viên để họ đóng góp, duy trì năng suất, và tìm thấy sự hạnh phúc và hài lòng trong công việc. Vậy nên, họ cần duy trì văn hóa này, ngay cả khi nhân viên làm việc từ xa. 

Duy trì văn hóa công ty không chỉ dừng lại ở việc tổ chức các hoạt động tập thể; như các sự kiện, chuyến du lịch, và lễ kỷ niệm của công ty. Để duy trì văn hóa khi làm việc từ xa, người sử dụng lao động cần thiết lập một môi trường giúp nhân viên vẫn cảm thấy được gắn kết và được bảo vệ. 

Sau đây là một số yếu tố cần nhấn mạnh để duy trì văn hóa công ty trong giai đoạn giãn cách xã hội. 

1. Củng cố và tập trung vào nền văn hóa bạn muốn phát triển

Văn hóa công ty sẽ phát triển cho dù bạn có chú ý phát triển yếu tố này hay không. Trên thực tế, rất có thể tổ chức của bạn đã có một nền văn hóa riêng. Hãy tích cực bàn luận về văn hóa công ty với lãnh đạo cấp cao, quản lý và nhân viên.

Nếu bạn thích nền văn hóa hiện tại của mình, hãy tìm cách củng cố nó trong quá trình nhân viên làm việc từ xa. Trong trường hợp đó, hãy bắt đầu bằng cách xác định văn hóa bạn mong muốn; từ đó thúc đẩy sự thành công cho những nhân viên làm việc từ xa. Yêu cầu mỗi nhóm thiết lập các quy tắc nhằm tăng cường khả năng hợp tác khi làm việc từ xa; và chia sẻ các quy tắc này với những nhóm khác.

Giữ lại các hoạt động hàng ngày mang tính đặc trưng cho nền văn hóa bạn muốn phát triển và củng cố. Bạn thường ăn trưa cùng nhau một lần một tuần khi làm việc trong văn phòng? Nếu vậy, hãy tổ chức các “bữa trưa trực tuyến”. Nhóm của bạn thường họp hàng tuần để được hỗ trợ và cập nhật? Nếu vậy, hãy tiếp tục duy trì các cuộc họp này. Và nếu tổ chức của bạn thường gặp nhau để chia sẻ tiến độ, đặt mục tiêu và ăn mừng; hãy tiếp tục truyền thống đó trong suốt thời gian làm việc từ xa.

2. Tin tưởng nhân viên

Những nhân viên được đối xử bằng sự tin tưởng và tôn trọng sẽ có khả năng thăng tiến cao hơn. Thay vì giám sát nhân viên quá mức khi làm việc từ xa; hãy tìm các giải pháp thay thế để nhân viên chia sẻ lịch trình làm việc. Chẳng hạn như sử dụng một bảng trên Trello để nhân viên cập nhật tiến độ làm việc.

Ngoài ra, việc sử dụng các công cụ như Slack, Microsoft Teams, Cisco Jabber, Workplace by Facebook và Quip có thể cho phép nhóm của bạn tương tác hiệu quả; mà không cần phải có quá nhiều cuộc họp qua Zoom.

Thông qua quy trình làm việc và các công cụ giao tiếp, nhân viên và nhà quản lý nẵm rõ công việc hàng ngày của các thành viên. Điều này giúp củng cố lòng tin của mọi người; mà không cần phải thực hiện quản lý vi mô.

3. Phát triển các hành vi củng cố nền văn hóa mong muốn

Một lực lượng lao động làm việc từ xa đòi hỏi kỹ năng lãnh đạo mạnh mẽ hơn; đặc biệt trong việc điều phối các dự án và gắn kết các thành viên. Khi làm việc trực tuyến, bạn dễ bỏ lỡ nhiều tín hiệu từ nhân viên thông qua giao tiếp phi ngôn ngữ; chẳng hạn như ngồi thõng xuống trên ghế hoặc trông mệt mỏi.

Đảm bảo rằng nhà quản lý sẵn sàng để huấn luyện, đào tạo và hỗ trợ cần thiết; để họ có thể vượt trội trong các lĩnh vực sau:

• Đặt ra các mục tiêu vượt ngưỡng (stretch goals); và mục tiêu kinh doanh cho nhóm; để nhân viên có thể vượt qua thử thách khi làm việc từ xa
• Thiết lập các tiêu chuẩn về hiệu suất để mọi người biết chính xác các kỳ vọng của bạn
• Thúc đẩy văn hóa nơi yêu cầu và củng cố trách nhiệm của nhân viên; đồng thời, cung cấp phản hồi quan trọng để nhân viên biết mình có đang làm tốt hay không
• Trao đổi rõ ràng về mục tiêu, những đóng góp cần thiết, thành công, các vấn đề và cơ hội. Điều này cũng sẽ cho phép nhân viên xây dựng niềm tin vào nhóm

Giúp nhân viên kiểm soát sự phân tâm; và dẫn dắt nhân viên một cách hợp lý trong giai đoạn làm việc từ xa; khi mà ai cũng sẽ có những thách thức với các thành viên trong gia đình; phải chia sẻ không gian văn phòng; dạy học tại nhà và nhiều vấn đề khác.

Xây dựng mối quan hệ với nhân viên; và khuyến khích từng thành viên tham gia tích cực hoạt động nhóm.

4. Đề cao tính minh bạch trong tất cả các tương tác của nhân viên

Giao tiếp minh bạch là yếu tố rất quan trọng để duy trì văn hóa công ty trong quá trình nhân viên làm việc từ xa. Nhân viên cần tin tưởng bạn, đặc biệt là trong thời kỳ khủng hoảng, khi sự bảo đảm về việc làm có thể là một trong những mối quan tâm hàng đầu của họ.

Trong một cuộc khảo sát đối với những người phải làm việc từ xa vì đại dịch, 48% người được hỏi nói rằng sự minh bạch là chìa khóa dẫn đến cảm giác an toàn trong công việc.

47% người khác cũng nói rằng họ muốn được ban lãnh đạo chia sẻ về ảnh hưởng của các sự kiện hiện tại đến công ty; và những gì đang được thực hiện để bảo vệ tổ chức, bao gồm cả vị trí của họ.

Tuy nhiên, 38% số người được hỏi cho rằng công ty của họ cần phải nỗ lực nhiều hơn để giúp nhân viên nắm được tình hình. Mặc dù gần một nửa số nhân viên muốn công ty của họ thông báo rõ ràng về ảnh hưởng của đại dịch; khoảng hơn một phần ba cảm thấy rằng công ty của họ có thể làm tốt hơn thế nữa.

Đây là một bài học tốt về việc giao tiếp minh bạch; và tác động của sự minh bạch đối với lòng tin của nhân viên.

5. Tăng cường sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của nhân viên và tính linh hoạt

Trong bối cảnh làm việc từ xa, việc chú ý đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của nhân viên có thể củng cố văn hóa quan tâm của tổ chức.

Ví dụ: cung cấp hỗ trợ chăm sóc con cái cho các bậc cha mẹ đang đi làm; các chính sách nghỉ phép linh hoạt để phù hợp với tình trạng bình thường mới; và cung cấp các hoạt động xã hội trực tuyến; sẽ củng cố sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của nhân viên.

Thể hiện sự công nhận thường xuyên; giúp cho nhân viên thấy rằng bạn thật sự trân trọng sự cống hiến và làm việc chăm chỉ của họ.

Bạn có thể thể hiện sự công nhận những thách thức mà họ trải qua khi làm việc từ xa; bằng cách sắp xếp các cuộc họp và thời gian tương tác trong giờ làm việc; và tôn trọng thời gian dành cho gia đình vào buổi sáng và tối.

Ví dụ: nhân viên của bạn có thể chuẩn bị cho con cái của họ học tại nhà hoặc học trực tuyến; trước khi họ bắt đầu làm việc.

6. Giải quyết các vấn đề sức khỏe tinh thần mà nhân viên có thể gặp phải

Không chỉ chú ý đến các vấn đề cân bằng giữa công việc và cuộc sống cho nhân viên, bạn phải làm nhiều hơn nữa; để thúc đẩy sức khỏe tinh thần tích cực cho các nhân viên làm việc từ xa. Những nhân viên này có thể gặp các vấn đề về sức khỏe tâm thần; bao gồm sự cô đơn, nhớ nơi làm việc trước đây, thiếu sự tương tác với đồng nghiệp hàng ngày; và lo lắng về tương lai công việc và kinh tế của họ.

Nghiên cứu của Mercer cho thấy gần 37% các công ty được khảo sát thừa nhận rằng nhân viên đang gặp các vấn đề về sức khỏe tinh thần; do cách ly xã hội và sự lo lắng về kinh tế.

Nhà quản lý có thể giúp họ chống lại những vấn đề sức khỏe tinh thần này theo những cách được khuyến nghị tương tự; nhằm củng cố văn hóa quan tâm, đồng cảm, cân nhắc và biết ơn. Họ nên khuyến khích nhân viên của mình sử dụng các chương trình hỗ trợ nhân viên (EAP – employee assistance programs); thường xuyên theo dõi tình hình nhân viên; và cho họ những “ngày sức khỏe tinh thần” để nghỉ ngơi và thư giãn khi họ cần.

Dịch bởi Trâm Trần từ How to Maintain Company Culture While Remote Working.