vượt qua mặc cảm về hiệu quả

5 cách vượt qua mặc cảm về hiệu quả

Cốt lõi của sự mặc cảm về hiệu quả là cách nghĩ sai về thế nào là hiệu quả. Dưới đây là 5 cách giúp bạn vượt qua mặc cảm về hiệu quả; và bắt đầu đặt ra những kỳ vọng tốt hơn, thực tế hơn cho bản thân mỗi ngày.

1. Thay đổi cách suy nghĩ về sự hiệu quả

Khi phân tích dữ liệu từ hơn 50.000 người dùng RescueTime, chúng ta nhận thấy rằng các nhân viên kiểm tra email hoặc ứng dụng trò chuyện của họ trung bình 6 phút một lần hoặc ít hơn. Và một nghiên cứu mới được công bố trên tạp chí Human-Computer Interaction cho thấy mọi người chuyển đổi ứng dụng và hoạt động trung bình cứ sau 20 giây và hiếm khi dành hơn 20 phút mà không bị gián đoạn bởi bất kỳ hoạt động nào.

Việc chuyển đổi ngữ cảnh liên tục như vậy có tác động rất lớn đến khả năng tập trung và hoàn thành công việc của bạn. Vậy tại sao chúng ta tiếp tục làm điều đó? Vấn đề là, chúng ta được rèn luyện để cảm thấy tự hào về việc này. Bận rộn – bất kể bạn đang làm gì – có nghĩa là bạn được đánh giá cao và cần thiết.

Thoát khỏi sự mặc cảm về năng suất bắt đầu bằng việc thay đổi cách hiểu của bạn về ý nghĩa của việc làm việc hiệu quả. Thay vì chỉ đơn giản là bận rộn, bạn cần nghĩ rằng làm việc hiệu quả là bạn đang bận làm những việc đúng và cần thiết.

Phân biệt giữa bận rộn và làm việc hiệu quả:

Bận rộn trong công việcHiệu quả trong công việc
– Không có thư mới
– Rất nhiều buổi họp
– Hoàn thành những công việc có mức độ ưu tiên thấp trong danh sách làm việc
– Cố gắng làm càng nhiều càng tốt trong một ngày
– Kiểm tra email mới vào một thời gian cụ thể trong ngày và không phản hồi với tất cả mọi thứ
– Chặn thời gian để làm chuyên sâu vào một việc
– Hoàn thành những công việc phức tạp nhưng có ý nghĩa
– Hoàn tất công việc một cách đều đặn hơn và ngắt kết nối vào cuối ngày làm việc

Chúng ta thường cho rằng năng suất có nghĩa là hoàn thành nhiều việc hơn mỗi ngày. Sai lầm. Năng suất là hoàn thành những việc quan trọng một cách nhất quán.

2. Tận dụng nguyên tắc tiến độ để vượt qua mặc cảm về hiệu quả

Một lý do chính khác khiến bạn không bao giờ cảm thấy mình đã làm “đủ” là bạn không thấy mình tiến bộ mỗi ngày.
Bộ não con người được mặc định để muốn hoàn thành nhiệm vụ. Nếu bạn luôn theo đuổi những mục tiêu lớn, bạn sẽ liên tục cảm thấy như mình đang hụt hơi.

Hãy tự hỏi bản thân bạn có bao nhiêu thời gian mỗi tuần để làm việc. Bốn mươi giờ? Năm mươi giờ? Sáu mươi? Hơn?
Theo phân tích trên hơn 225 triệu giờ làm việc, thời gian bạn thật sự làm việc hiệu quả trong một tuần là khoảng 12,5 giờ. Nếu bạn lập kế hoạch cho tuần của mình dựa trên 50 giờ làm việc hiệu quả và chỉ kết thúc với 1/5 thời gian đó, không có gì ngạc nhiên khi bạn cảm thấy mặc cảm về năng suất của mình.

Tuy nhiên, câu trả lời không phải là ngừng đặt ra các mục tiêu lớn và táo bạo. Thay vào đó, bạn cần chia nhỏ những mục tiêu đó thành những phần có thể quản lý được.

Điều này mang lại một số lợi ích, cụ thể, chia nhỏ công việc cho phép bạn tận dụng thiên kiến hoàn thành, nhưng lần này bạn đang đánh dấu các nhiệm vụ có ý nghĩa ra khỏi danh sách của mình (không chỉ những việc cảm thấy khẩn cấp, như email và trò chuyện). Nhưng quan trọng hơn, hoàn thành những phần việc nhỏ sẽ tạo động lực và ý nghĩa cho ngày làm việc của bạn.

Như giáo sư Harvard Teresa Amabile viết:

“Trong tất cả những điều có thể thúc đẩy cảm xúc, động lực và nhận thức trong một ngày làm việc, điều quan trọng nhất là đạt được tiến bộ trong việc thực hiện những việc có ý nghĩa.”

Mẹo nhỏ: Hoàn thành các mục tiêu lớn nhất của bạn bằng cách tạo một list những việc phải làm, với các nhiệm vụ và công việc phụ. Việc đạt được tiến độ sẽ dễ dàng hơn khi bạn chia nhỏ một dự án thành nhiều phần nhỏ hơn.

3. Sử dụng các công cụ để thiết lập hệ thống hỗ trợ

Nghịch lý của động lực là chúng ta thường cảm thấy mình cần phải có động lực trước khi bắt tay vào thực hiện một dự án. Tuy nhiên, động lực thực sự chỉ xuất hiện sau khi chúng ta bắt đầu.
Các nhà tâm lý học gọi đây là “bẫy động lực”:

Động lực không có trước hành động, hành động có trước.

Vậy làm cách nào để bắt đầu khi bạn không cảm thấy có động lực để hướng tới mục tiêu lớn của mình?
Điều quan trọng là sử dụng những khoảnh khắc có động lực để TẠO RA HỆ THỐNG và THIẾT LẬP CÁC CỘNG CỤ sẽ hỗ trợ bạn ngay cả khi bạn không “cảm thấy có động lực”. Ví dụ: To-do list,…

BJ Fogg, người sáng lập và giám đốc Phòng thí nghiệm Thiết kế Hành vi Stanford, gọi đây là làn sóng động lực. Nói cách khác, hãy nâng cao khả năng bắt đầu một dự án để thiết lập cho mình mục tiêu thành công dài hạn.

4. Học cách ngắt kết nối khi ngày làm việc kết thúc để vượt qua mặc cảm về hiệu quả

Ngoài những công việc hàng ngày, bạn có thể cảm thấy mặc cảm về hiệu quả vì bạn không thể tách rời cuộc sống công việc với phần còn lại của cuộc đời mình.

Với điện thoại thông minh, công việc từ xa và những thay đổi khác đối với nơi làm việc, chúng ta đã mang công việc theo chúng ta về nhà (và ở mọi nơi khác trong cuộc sống). Tuy nhiên, khi bạn không thể ngắt kết nối khỏi công việc của mình, bạn sẽ luôn cảm thấy còn nhiều việc phải làm.

Các nhà tâm lý học đã dành nhiều năm để nghiên cứu cách mọi người ngắt kết nối với công việc và đã phát hiện ra bốn yếu tố mà bạn cần đưa vào thói quen cuối ngày của mình:

  • Tách rời: Tự tách mình ra khỏi công cụ và môi trường làm việc của bạn.
  • Thư giãn: Dành thời gian ở một mình với những suy nghĩ của bạn để xử lý một ngày.
  • Thành thạo: Làm việc theo sở thích hoặc mối quan tâm thu hút bạn.

Kiểm soát: Tạo một “nghi thức tắt máy” mà bạn làm theo mỗi buổi tối.
Bằng cách tập trung vào những hành động này thay vì làm việc, bạn cho tâm trí và cơ thể của mình nghỉ ngơi thay vì cảm thấy luôn có việc gì đó mà bạn có thể làm.

5. Dành thời gian để hiểu “đủ” thực sự nghĩa là gì

Cuối cùng, một trong những cách dễ nhất để rơi vào tình trạng mặc cảm về hiệu quả là vì bạn không biết thế nào là “đủ” ngay từ đầu.

Tìm điểm dừng của riêng bạn. Ngưỡng trung thực mà bạn cảm thấy hài lòng trong ngày nhưng cũng được thử thách để thúc đẩy bản thân là gì?

Đây không phải là một câu hỏi đơn giản như ban đầu. Tất cả chúng ta đều muốn trở nên xuất sắc trong công việc và vì vậy thay vì đặt ra những mục tiêu nhỏ, chúng ta lại tự thúc đẩy mình thực hiện quá mức. Thật không may, chúng ta hiếm khi sống theo kỳ vọng của chính mình.

Đó là một sự cân bằng tinh tế khi tìm ra điểm ngọt ngào của “đủ”. Tuy nhiên, một trong những ví dụ tốt nhất về điều này là OKRs tại Google.

OKR (viết tắt của Objective and Key Results – Mục tiêu và Kết quả Chính) là một khuôn khổ thiết lập mục tiêu kết hợp những gì bạn đang hướng tới với cách bạn đo lường thành công. Cái hay của hệ thống này là cho phép bạn đặt “ngưỡng thành công” thay vì biến mục tiêu thành một tình huống tất cả hoặc không có gì.

Ví dụ, tại Google, tất cả các mục tiêu của họ đều là những mục tiêu mà thực tế không ai có thể đạt được. Thay vào đó, họ đặt “ngưỡng thành công” ở mức 60-70%, mức này đủ để thách thức và động viên bạn, mà không cảm thấy như bạn liên tục thất bại.

Sự mặc cảm không phải là động lực mà chúng ta nghĩ. Bạn có thể hoàn thành việc dỡ một chiếc xe tải, nhưng sẽ luôn có một email khác để gửi, cuộc họp để tham dự, cuộc gọi để thực hiện hoặc tài liệu để viết. Thư từ sẽ luôn được gửi đến. Bạn có thể quyết định khi nào bạn đã hoàn thành đủ việc trong ngày và có thể ra đi với cảm giác hạnh phúc, hài lòng và có động lực để quay lại vào ngày mai.

Hy vọng bài viết giúp bạn vượt qua mặc cảm về hiệu quả để tận hưởng trọn vẹn thời gian nghỉ ngơi nhé!

Dịch bởi Đỗ Khánh Linh từ How To Stop Feeling Productivity Shame

Vũ Phi Yên - Thạc sĩ - Chuyên gia Tâm Lý lâm sàng

Thạc sĩ – Chuyên gia Tâm Lý lâm sàng. Viện phó Viện Nghiên cứu và Phát triển Nguồn Lực Việt