10 bí quyết quản lý nhân viên làm việc tại nhà thành công

Tình trạng làm việc tại nhà do COVID-19 đang tạo ra thách thức cho công việc quản lý nhân viên làm việc tại nhà; bao gồm cả những người trong bộ phận Nhân sự. Tại thời điểm này, nhiều công ty đang thực hiện chính sách làm việc từ xa. Theo nghiên cứu gần đây của Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực (SHRM), gần 3/4 (71%) người sử dụng lao động cảm thấy khó thích nghi với làm việc tại nhà.

Những thách thức khi làm việc tại nhà

Paul Pellman, Giám đốc điều hành của Kazoo, một công ty phần mềm máy tính ở Austin, Texas, cho biết: “Đây là lần đầu tiên các nhà lãnh đạo phải quản lý nhân viên từ xa; đảm bảo điều hướng và thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả, cam kết và phát triển. Việc chuyển đổi sang giao tiếp từ xa loại bỏ tương tác cá nhân giúp chúng ta giao tiếp với nhau tốt hơn.”

Jane Sparrow, một chuyên gia về văn hóa kinh doanh và làm việc từ xa, đồng thời là người sáng lập và giám đốc của The Culture Builders, một công ty tư vấn có trụ sở tại Vương quốc Anh; cho biết, vấn đề không chỉ nằm ở việc cung cấp cho nhân viên làm việc tại nhà một nền tảng giao tiếp mới; và giả định rằng nó sẽ hoạt động như bình thường.

Các nhà quản lý cần nhận thức được rằng; làm việc từ xa có thể tạo ra cảm giác bị cô lập giữa các thành viên trong nhóm.

Sparrow cho biết: “Nếu bạn đã quen với việc nhìn thấy đồng nghiệp hoặc khách hàng của mình hàng ngày; cảm giác bị cô lập có thể xuất hiện và gia tăng đáng kể,” Sparrow cho biết trong một bản tin. “Môi trường làm việc ở nhà cũng có thể ảnh hưởng đến sự tập trung; ý thức làm việc nhóm và sự sáng tạo. Điều này không thường được đề cập đến; nhưng nếu chúng ta muốn giúp các nhóm của mình khỏe mạnh, hạnh phúc và cuối cùng là hiệu quả; chúng ta phải nhận ra và có khả năng quản lý sự căng thẳng từ việc làm việc tại nhà tạo ra cho nhiều người.”

10 bí quyết quản lý nhân viên làm việc tại nhà thành công

Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực đã thu thập 10 mẹo sau đây từ Pellman, Sparrow và những người khác để giúp các nhà quản lý làm việc với nhân viên từ xa.

1. Đặt kỳ vọng cho nhân viên sớm và thường xuyên

Scott Bales, Phó Chủ tịch Kỹ thuật phân phối và giải pháp tại Replicon – một công ty cung cấp hệ thống quản lý thời gian có trụ sở tại San Francisco; cho biết: “Cung cấp hướng dẫn, thiết lập ranh giới và xem xét những điều cơ bản là một trong những bước quan trọng nhất cần thực hiện khi bắt đầu dự án. Nhân viên sẽ đặt nhiều câu hỏi; họ sẽ cần liên hệ với quản lý dễ dàng để được cung cấp rõ ràng về các ưu tiên; cột mốc quan trọng; mục tiêu hiệu suất và hơn thế nữa. Vạch ra khả năng sẵn sàng của từng thành viên trong nhóm và đảm bảo bạn có thể tiếp cận họ khi cần.”

Và cũng giống như tại nơi làm việc, các nhà quản lý nên cập nhật cho người lao động về những thay đổi trong chính sách và nhân sự; những thành công của công ty và các mẹo để làm việc tại nhà; Pellman nói.

Họ cũng nên mô hình hóa hành vi xung quanh giờ làm việc của nhân viên; chẳng hạn như thiết lập kỳ vọng xung quanh việc trả lời bất kỳ e-mail; và tin nhắn văn bản sau giờ làm việc.

“Điều này giúp nhân viên duy trì sự cân bằng trong công việc/cuộc sống”; Pellman nói; “và ngăn họ rơi vào tình trạng kiệt quệ; một tình trạng sẽ trở nên phổ biến hơn khi thiếu đi sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân trong quá trình làm việc tại nhà.”

2. Có tổ chức và linh hoạt

“Khi làm việc với các nhóm từ xa; chìa khóa để thành công là cho phép thời gian linh hoạt nhằm mục đích duy trì tính nhất quán”; Angela Civitella; nhà khai vấn lãnh đạo doanh nghiệp cho biết. “Mặc dù bắt buộc phải có một kế hoạch cụ thể; nhưng bạn nên cởi mở để điều chỉnh các chiến lược khi cần thiết. Cho dù nhân viên của bạn chọn làm giờ vào buổi sáng hay buổi tối đều không thành vấn đề; miễn là công việc được hoàn thành và có chất lượng cao.”

3. Điều chỉnh thời gian của các cuộc họp

“Những gì hoạt động trong văn phòng có thể không hiệu quả khi làm việc tại nhà”; Sparrow chỉ ra. “Thay vì để các cuộc họp kéo dài, hãy tổ chức các cuộc trò chuyện ảo ngắn. Hãy áp dụng tư duy này vào nguồn lực của nhóm; lên lịch và lập kế hoạch hành động.”

4. Theo dõi tiến độ của nhân viên

“Hãy yêu cầu nhân viên của bạn cung cấp cho bạn một lịch trình làm việc; cùng với những nhiệm vụ mà họ dự kiến ​​sẽ hoàn thành trong một thời gian nhất định”; Civitella đề xuất. “Điều này sẽ xoa dịu nỗi sợ hãi của bạn và cung cấp cho nhóm của bạn cấu trúc mà họ cần để hoàn thành vai trò của mình. Hãy nhớ rằng; chỉ vì bạn không thể thấy họ làm việc tại phòng làm việc không có nghĩa là công việc không hoàn thành. Hãy tin tưởng vào quá trình.”

5. Chú trọng giao tiếp

Pellman nói rằng điều quan trọng là các nhà quản lý phải giao tiếp với nhân viên từ xa của họ; bởi vì hành động này giúp người lao động nắm rõ thời hạn; nguồn lực sẵn có; những thách thức liên quan đến công việc; và kỳ vọng của nhà quản lý; bao gồm cả lịch trình làm việc.

Ngoài ra, hãy xem xét công cụ giao tiếp nào phù hợp nhất với văn hóa của nhóm; e-mail, tin nhắn, cuộc gọi điện thoại, trò chuyện video, kênh mạng nội bộ; và tìm ra sự cân bằng mong manh giữa việc liên tục nhắn cho nhân viên bằng tin nhắn và e-mail và sự im lặng. Tần suất giao tiếp có thể khác nhau giữa các nhân viên.

“Phương pháp tốt nhất là hỏi nhân viên xem họ muốn được quản lý như thế nào khi làm việc từ xa”; Pellman nói. “Bằng cách đó, các nhà quản lý có thể nắm bắt thông tin về những gì mỗi nhân viên cần để đạt được năng suất khi làm việc tại nhà.”

Và mặc dù điều quan trọng là các nhà quản lý phải theo dõi các chỉ số quan trọng đối với tổ chức của họ; và kiểm tra với nhân viên; nhưng “giám sát quá nhiều có thể khiến nhân viên có dấu hiệu không tin tưởng”; ông nói.

“Nếu nhân viên của bạn đang giao tiếp rõ ràng; và đáp ứng các mục tiêu và thời hạn; thì còn gì để không tin tưởng?”

6. Nhớ lắng nghe nhân viên

Justin Hale, nhà thiết kế đào tạo và nhà nghiên cứu tại VitalSmarts – một công ty đào tạo lãnh đạo ở Provo, Utah; cho biết: “Những nhà quản lý thành công nhất là những người biết lắng nghe; giao tiếp một cách tin cậy và tôn trọng; hỏi về khối lượng và tiến độ công việc mà không cần quản lý vi mô; đồng thời tránh sai lầm khi giao tiếp quá mức.

Theo Pellman, khảo sát là một công cụ thường được sử dụng chưa đầy đủ. Ví dụ: chỉ số đo lường sự hài lòng (net promoter score) của nhân viên hàng tháng hoặc hàng quý có thể hữu ích; cùng với các cuộc khảo sát để tìm hiểu sâu hơn về tình cảm của nhân viên. Theo HR Technologist, chỉ số đo lường sự hài lòng là một chỉ số về khả năng một nhân viên sẽ đề xuất công ty của mình cho những người tìm việc khác.

“Chỉ cần nhớ”; anh ấy nói thêm; “nếu bạn đang yêu cầu phản hồi từ nhân viên của mình; bạn cần phải làm điều gì đó để cải thiện.”

7. Xây dựng kết nối và sẵn sàng cho nhóm của bạn

Nhiều nhân viên cảm thấy bị cô lập và mất phương hướng trong thực tế công việc mới này. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải xây dựng kết nối với nhân viên; Bales, Phó chủ tịch Replicon cho biết.

“Chia sẻ phản hồi tích cực; mở một kênh trò chuyện vui vẻ hoặc thử và ‘uống cà phê’ cùng nhau; bất cứ điều gì giúp duy trì cảm giác bình thường; [và] đoàn kết; và nhắc nhở mọi người rằng họ không phải làm việc một mình”; anh đề xuất.

Sparrow gợi ý suy nghĩ về những cách khác nhau để tạo kết nối với những người làm việc từ xa. Cô ấy đã bắt đầu tạo blog video “để có một kết nối cảm xúc và trực tiếp với nhân viên của tôi. Video đó đã có một tác động tích cực rất lớn.”

Hale lưu ý rằng các nhà quản lý giỏi luôn sẵn sàng cho các thành viên trong nhóm.

Ông nói: “Họ đi xa hơn nữa để duy trì chính sách mở cửa đối với nhân viên làm việc từ xa; giúp họ có mặt trên nhiều múi giờ; và thông qua nhiều phương tiện công nghệ”. “Các nhân viên làm việc từ xa luôn có thể tin tưởng vào người quản lý của họ để phản hồi các mối quan tâm cấp bách.”

8. Cung cấp cách thức để cộng tác để quản lý nhân viên làm việc tại nhà hiệu quả hơn

Cung cấp một tài liệu chia sẻ theo dõi các hoạt động công việc là một cách mà các nhà quản lý có thể nắm bắt được những gì nhóm của họ đang làm. “Đó là một bài tập tốt; ngay cả khi các đội đang ở trong văn phòng”; Pellman nói, “và điều đó sẽ giúp các nhà quản lý tinh chỉnh kỳ vọng; và trách nhiệm của họ đối với nhân viên trong giai đoạn không chắc chắn này.”

Ngoài ra, hãy đồng ý với tư cách là một nhóm về hành vi có thể chấp nhận được đối với sự hợp tác trực tuyến; Sparrow nói; chẳng hạn như tốc độ phản hồi tin nhắn từ đồng nghiệp. Chẳng hạn, bạn có thể gửi một tin nhắn nhanh với nội dung; “Tôi sẽ gọi lại cho bạn” nếu bạn đang tập trung sâu vào việc khác khi đồng nghiệp liên hệ với bạn.

9. Chống lại sự thôi thúc để quản lý vi mô

“Bạn không cần phải soi mói tỉ mỉ khi họ đang ở trong văn phòng; vì vậy bạn cũng không cần phải làm điều đó khi họ ở xa;” Pellman nói. “Kiểm tra một đối một thường xuyên giúp người quản lý tránh việc quản lý vi mô; trong khi vẫn cho phép họ theo dõi nhân viên; và cung cấp cho họ cơ hội để đảm bảo phản hồi đi theo cả hai chiều.”

Hãy tin tưởng rằng nếu họ đang giao tiếp rõ ràng; và đáp ứng các mục tiêu và thời hạn; nhân viên của bạn đang làm việc năng suất và hiệu quả.

10. Ăn mừng thành công

Pellman khuyên: “Các nhà quản lý cũng nên tìm kiếm cơ hội để kỷ niệm những cột mốc công việc tương tự như những gì sẽ được kỷ niệm trong văn phòng. “Các nhân viên có thể sẽ phải thay đổi cách ăn mừng của họ trong thời gian này.”

Kerry Wekelo, giám đốc điều hành của tổ chức; cho biết Actualize Consulting ở Reston, Va.; đang ghi nhận nhân viên của mình bằng cách làm các video tôn vinh những đóng góp của nhân viên. Các video, sẽ xuất hiện trên trang web của công ty; thay thế sự công nhận sẽ diễn ra tại sự kiện hàng năm của công ty; đã bị hủy bỏ vì đại dịch.

“Hành động mang lại cảm giác cá nhân hơn rất nhiều so với một e-mail;” cô ấy nói; “và cho thấy rằng nếu bạn sáng tạo; kết nối sẽ không bị mất.”

Dịch bởi Đỗ Khánh Linh từ 10 Tips for Successfully Managing Remote Workers