7 cách thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên khi làm việc từ xa

Cô đơn là một trong những mặt trái phổ biến nhất khi làm việc từ xa; khi mọi người xa cách và thiếu sự tương tác xã hội. Khi đại dịch COVID-19 bùng phát, xu hướng làm việc từ xa gia tăng mạnh mẽ; đòi hỏi nhà lãnh đạo có chiến lược để quản lý và thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên làm việc từ xa một cách hiệu quả. 

Ngay cả khi bạn đã triển khai các kế hoạch giúp nhân viên thích nghi, không bị kiệt quệ, và cân bằng giữa công việc và trách nhiệm gia đình; thì mọi người cũng khó mà tránh khỏi cảm giác cô đơn khi làm việc từ xa trong một thời gian dài.

May mắn thay, có những bước thiết thực giúp nhà quản lý có thể hỗ trợ nhân viên từ xa; xây dựng mối quan hệ xã hội bền chặt, kết nối nhân viên; và ngăn chặn sự cô đơn.

1. Vì sao khuyến khích tương tác xã hội thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên khi làm việc tại nhà?

Qua hơn 30 năm nghiên cứu về trải nghiệm nhân viên, tổ chức Great Place to Work đã chỉ ra các khía cạnh quan trọng của văn hóa doanh nghiệp. Những khía cạnh này ảnh hưởng đến cảm giác được kết nối và hỗ trợ của nhân viên; đồng thời, tác động lớn đến sức khỏe thể chất và tinh thần của họ:

• Thiếu công cụ giao tiếp phù hợp
• Sử dụng không đúng nguồn lực
• Thiếu sự phân công trách nhiệm cá nhân
• Sự tôn trọng thời gian của người khác
• Không phân định vai trò, nhiệm vụ rõ ràng
• Thiếu lịch trình công việc
• Khó theo dõi hiệu suất nhân viên
• Thiếu tính gắn kết nhóm
• Nâng cao giá trị mỗi cá nhân đối với nhóm làm việc

Vậy làm cách nào để phát triển các khía cạnh này trong văn hóa công ty của bạn?

2. Phương pháp thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên khi làm việc từ xa

Sau đây là một vài gợi ý từ Great Place to Work:

2.1 Khuyến khích những hành động tử tế

Trong một nghiên cứu gần đây về những người trải qua sự cô lập với xã hội, các nhà nghiên cứu phát hiện ra rằng cảm giác bị cô lập với xã hội có mối liên hệ chặt chẽ với sự gia tăng các tế bào miễn dịch chưa trưởng thành lưu thông đến não và gây ra lo âu.

Nghiên cứu này chỉ ra rằng “đề nghị những người cô đơn thực hành sự tử tế với người khác sẽ làm giảm đáng kể cảm giác cô đơn của chính họ”. Các nghiên cứu tương tự khác cũng đã chứng minh rằng việc thực hiện các hành động tử tế góp phần cải thiện sức khỏe tinh thần.

Tuyệt vời hơn nữa, nghiên cứu này còn cho ta thấy rằng các hành động tử tế trực tuyến – chẳng hạn như quyên góp cho một chiến dịch huy động vốn cộng đồng – cũng mang lại những lợi ích tương tự như khi ta làm việc tốt ngoài đời thường. Có nhiều cách khác nhau giúp bạn gắn kết nhân viên trong quá trình làm việc từ xa:

2.1.1 Tạo điều kiện để nhân viên tham gia vào chương trình từ thiện trực tuyến

Ví như Great Place to Work, họ tổ chức chương trình từ thiện kỹ thuật số tại Smithsonian; ghi chép lại tư liệu lịch sử để mọi người dễ tiếp cận hơn. Hay như công ty Salesforce – tổ chức một cuộc thi tài năng trực tuyến; để quyên góp cho Latina SafeHouse. 

2.1.2 Khuyến khích nhân viên bày tỏ lòng biết ơn lẫn nhau

Tổ chức hoạt động tri ân; để nhân viên gửi lời nhắn trực tuyến (e-card) bày tỏ lòng biết ơn đến đồng nghiệp. 

2.2 Khai thác các nhóm tài nguyên dành cho nhân viên

Các nhóm tài nguyên dành cho nhân viên (Employee Resource Groups – ERG) là những đoàn thể do nhân viên lãnh đạo; nhằm xây dựng nơi làm việc đa dạng và hòa nhập; dựa trên nguyên tắc của tổ chức nơi họ làm việc. 

ERG được xây dựng dựa trên sự hợp tác và quan tâm chia sẻ; kết nối mọi người một cách tự nhiên. Các nhóm này tạo cho các thành viên cảm giác “thuộc về”; từ đó, xây dựng các mối quan hệ xã hội bền chặt.

Hãy khai thác tiềm năng của ERG bằng cách để họ tổ chức các hoạt động xã hội. Nhóm “Fun Committee” (Nhóm Vui vẻ) từ The Great Place to Work đã thực hiện nhiều sự kiện để mọi người tham gia; mang đến niềm vui và nụ cười cho tập thể. 

Họ còn tổ chức các cuộc thi hóa trang và tạo meme “Nơi làm việc ma quái” vào mỗi dịp Halloween; tại tất cả các văn phòng, từ Siggerud, Na Uy đến San Francisco.

2.3 Tổ chức kỷ niệm các sự kiện đặc biệt một cách sáng tạo

Việc ăn mừng các thành tích đạt được luôn rất quan trọng. 

Nhiều tổ chức thường có các chương trình vinh danh phức tạp. Thế nhưng, qua hàng triệu cuộc khảo sát nhân viên, nghiên cứu của The Great Place to Work đã phát hiện ra rằng hình thức vinh danh có giá trị nhất thường lại thường đơn giản và mang tính cá nhân nhất.

Sau đây là một số ý tưởng để tổ chức các dịp kỷ niệm; nhằm hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa:

• Mời lãnh đạo cấp cao tham gia cuộc gọi video với phòng ban của bạn; và vinh danh thành tích của nhân viên.
• Gửi phụ kiện, bộ dụng cụ pha cocktail, hay bắp rang phủ sô cô la đến nhà của nhân viên; để mọi người nâng cốc chúc mừng trong cuộc họp nhóm. Càng được cá nhân hóa, hoạt động của bạn sẽ càng hiệu quả.
• Gửi thư cảm ơn viết tay đến gia đình nhân viên; cho họ biết nhân viên được đánh giá cao như thế nào.
• Chiêu đãi nhân viên với món ăn từ một nhà hàng được đánh giá cao gần nhà họ. Đây là một cách ăn mừng thành tích của nhân viên, cũng đồng thời hỗ trợ cộng đồng của họ. 

2.4 Thúc đẩy sự tương tác giữa các nhân viên

Trong văn phòng, mọi người thường đến bàn làm việc, hoặc quây quần trong nhà ăn, để trò chuyện và tán gẫu. Những cuộc trò chuyện này giúp kết nối các nhân viên từ các phòng ban khác nhau; cũng như là cơ hội để các nhân viên mới được làm quen và tìm hiểu cấp trên.  

Bạn vẫn có thể thúc đẩy những hoạt động tương tác này mà không cần đến văn phòng. Giải pháp dễ dàng nhất là thiết lập các cuộc họp thông thường:

• Cuộc hẹn cà phê trực tuyến
• Các cuộc họp ngẫu hứng cho nhân viên tự nguyện tham gia

Để tăng cường sự kết nối nhân viên, bạn có thể tổ chức các buổi họp giữa các phòng ban khác nhau.

2.5 Tạo không gian thư giãn giữa cuộc họp

Khi không còn làm việc chung tại văn phòng, những cuộc tán gẫu ngẫu hứng, một phần nhỏ nhưng quan trọng của tương tác xã hội, bị mất đi. 

Khi làm việc từ xa, ta dễ bị cám dỗ phải thực hiện các kế hoạch làm việc ngay từ đầu. Tuy nhiên, nếu bạn muốn khuyến khích những tương tác xã hội, hãy làm gương cho nhân viên và dành thời gian trong cuộc họp cho những cuộc trò chuyện cá nhân không liên quan đến công việc. Những khoảng thời gian này cũng sẽ giúp nhân viên có cơ hội giải tỏa stress. 

Holly Petroff, EVP tại Great Place to Work giải thích rằng: “Đi thẳng vào kế hoạch làm việc không có nghĩa là bạn đang tham gia một cuộc họp hiệu quả. Bạn chỉ đang cố đi xuyên qua những rào cản vô hình hiện có”. 

Hãy để nhân viên có không gian thư giãn đầu óc; đây là một cách thức hiệu quả để thể hiện sự quan tâm và xây dựng hỗ trợ xã hội.

2.6 Dành thời gian lan tỏa niềm vui đến mọi người

Nếu có điều kiện, việc lan tỏa niềm vui đến với đồng nghiệp mang một yếu tố quan trọng. Nụ cười sẽ mang mọi người lại gần nhau hơn. 

Ví dụ: Lần tới, khi bắt đầu cuộc họp, hãy thử yêu cầu mọi người chia sẻ thứ đang ở trên chân họ lúc này. Đây là cách mà Great Place to Work đã thực hiện trong cuộc họp toàn thể công ty gần đây. 

Sau đây là một số cách bạn có thể mang lại niềm vui cho ngày làm việc ngay cả khi đang làm việc từ xa:

• Tạo các kênh trực tuyến cho những hoạt động không liên quan đến công việc; tập trung vào các chủ đề như thú cưng, trẻ em, hoặc meme. Chẳng hạn, công ty Peerfit đã tạo ra hashtag #watching – nơi nhân viên thảo luận về những gì mà họ đang xem.
• Mời một nghệ sĩ biểu diễn trực tuyến; có thể là một nhạc sĩ hoặc một nhà thơ.
• Nhâm nhi rượu vang qua buổi thưởng thức rượu trực tuyến
• Tham gia trò chơi Bingo và chương trình đố vui trực tuyến
• Tổ chức câu lạc bộ sách trực tuyến. 

2.7 Thăm hỏi để thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên

Việc hỗ trợ sức khỏe tinh thần của nhân viên sẽ hiệu quả nhất khi được cá nhân hóa. 

Khi bạn hỗ trợ trực tiếp từng nhân viên làm việc từ xa (1-1), bạn tạo cho họ cảm giác được công nhận. Đây cũng là cách giúp bạn phản hồi tốt hơn với các nhu cầu của nhân viên. Làm thế nào bạn có thể biết ngôn ngữ lòng biết ơn của ai đó có phải là “Lời nói động viên” mà không dành thời gian để thật sự tìm hiểu về họ?

Một công ty chăm sóc sức khỏe đã kết nối các nhân viên bị ảnh hưởng bởi dịch Covid-19 với một “buddy”, nhân viên hỗ trợ; nhằm:

• Quan tâm và theo dõi tình hình của nhân viên
• Động viên tinh thần
• Khuyến khích, cổ vũ

Hay ở một công ty khác, vị CEO tiến hành những cuộc gọi trực tuyến thông qua Slack để hỏi thăm từng nhân viên.

Lời kết

Theo câu ngạn ngữ Thụy Điển: “Niềm vui được chia sẻ là niềm vui nhân đôi; nỗi buồn được chia sẻ là nỗi buồn vơi nửa”. Các trải nghiệm chung, từ đại dịch cho đến meme, có thể vượt qua khoảng cách thế hệ, chủng tộc và địa vị; mang chúng ta lại gần nhau hơn. Những ví dụ trên cho thấy, bạn không cần phải ngồi cạnh nhau mới có thể tăng tương tác xã hội.

Dịch bởi Trâm Trần từ 7 Things You Can Do Today to Give Your Remote Teams Social Support.