nâng cao sự tập trung khi làm việc tại nhà

8 bí quyết giúp nâng cao sự tập trung khi làm việc tại nhà

Rất nhiều ngày đã trôi qua kể từ khi giãn cách xã hội. Và cũng giống như nhiều người, bạn đang đấu tranh để giữ cho mình sự tập trung khi làm việc tại nhà. 

Bạn có thể đã bắt đầu làm việc tại nhà với nhiều kỳ vọng; cân bằng giữa trách nhiệm công việc và thời gian nhàn rỗi. Nhưng thay vào đó, bạn hoàn toàn bị xao nhãng. 

Việc tìm kiếm một không gian thoải mái; dành thời gian tập trung; và nói rõ với bạn cùng phòng/ vợ chồng/ con cái của mình rằng bạn đang làm việc – không đơn giản, đó là cả một nghệ thuật.

Giữa đại dịch COVID-19, các định nghĩa về năng suất đang dần thay đổi. Sự thiếu vắng không gian văn phòng vật lý; và những cuộc trò chuyện bình thường; đã phá vỡ cấu trúc quen thuộc giúp ta tập trung vào công việc – hay theo một số chuyên gia gọi là “chủ nghĩa gia đình riêng tư”.

Bạn đang tìm cách làm chủ sự tập trung; và loại bỏ tất cả những tác nhân gây xao nhãng khi làm việc từ xa? Những lời khuyên sau của chuyên gia sẽ giúp bạn thực hiện điều đó.

1. Tránh làm nhiều việc cùng lúc

Khi làm việc tại nhà, sẽ có hàng triệu thứ khiến bạn bị xao nhãng: đống bát đĩa dơ từ sáng, sự mời gọi từ Netflix, và các thiết bị điện tử rung liên tục những thông báo mới.  

Thế nhưng, thật ra không phải tất cả những thứ ấy đều quan trọng. Có thể não bộ của bạn chỉ đang tự gán tầm quan trọng cho các nhiệm vụ và hoạt động nên nằm phía cuối trong danh sách việc cần làm.  

Tác giả cuốn sách Can I Have Your Attention?, Curt Steinhorst, đã nói với Fast Company: “sự xao nhãng thực chất chỉ là sự nhầm lẫn về những điều quan trọng”. 

Không như mọi người thường nghĩ, những người có xu hướng làm nhiều việc cùng lúc không phải là người thiếu sự chú ý. Thật ra, họ cần cải thiện kỹ năng sắp xếp thứ tự ưu tiên. Nếu bạn thấy mình giống như thế, hãy xác định các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn; và đảm bảo bạn giải quyết chúng trước khi kết thúc ngày làm việc.

2. Sắp xếp thời gian biểu rõ ràng

Việc phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ rõ ràng – một hoạt động khác để sắp xếp thứ tự ưu tiên – là một cách để hạn chế sự xao nhãng. Nếu bạn chia nhỏ ngày của mình thành những khoảng thời gian xác định, bạn sẽ ít bị phân tâm hơn. 

Hãy cho phép bản thân kết hợp cả công việc và tương tác xã hội để trở nên thuần thục hơn. Sắp xếp thời gian trong ngày cho việc tương tác thiết thực với nhân viên và quản lý; nhưng cũng dành thời gian giao tiếp với đồng nghiệp. Những cuộc trò chuyện bình thường giờ không còn nữa; vậy nên, bạn hãy chủ động bù đắp cho sự cách biệt này bằng cách truy cập vào Slack; hoặc đi dạo; và gọi điện thoại cho mẹ (mẹ bạn cũng sẽ rất trân trọng điều này).

3. Không quá bận tâm những điều nằm ngoài tầm kiểm soát

Hãy sống dĩ hòa vi quý. Bí quyết này trông như lời khuyên từ một quyển sách phát triển bản thân; thế nhưng, đây là điều có thể áp dụng được cho việc quản lý thời gian; tương tự như cách buông bỏ gánh nặng tình cảm. 

Như Kyle Cease, tác giả của cuốn “I Hope I Screw This Up: How Falling in Love With Your Fears Can Change the World”, đã nói với Fast Company rằng; bạn càng cố gắng kiểm soát những chuyện ngoài tầm kiểm soát của mình, bạn càng dễ cảm thấy stress. 

Để tránh những cảm giác khó chịu này, não bộ của bạn sẽ tìm kiếm những thứ gây xao nhãng. Đôi khi, điều này sẽ khiến bạn chìm đắm trong những thứ gây lãng phí thời gian; để rồi, khiến bạn bối rối không biết tại sao mình đã mất tập trung khi làm việc tại nhà trong hàng giờ liền. Theo Cease, “Một thứ bên ngoài đang kéo bạn tách ra khỏi bản thân hoặc mục tiêu của mình. Nhưng thực chất, sự phân tâm đến từ bên trong bạn.” Bằng cách buông bỏ những gì bạn không thể kiểm soát, bạn sẽ “mở ra cho mình những cơ hội”.

4. Khởi động trí não trước khi bắt đầu công việc

Bạn có thể cần một khoảng thời gian trước khi bắt đầu thực hiện các mục trong danh sách việc cần làm của mình. Nếu bạn cho phép trí não của mình khởi động trước khi bắt tay vào công việc, bạn sẽ cảm thấy có nhiều động lực hơn; và ít bị phân tâm hơn. 

Aaron Britt, trưởng nhóm biên tập tại Herman Miller, đã nói với Fast Company rằng; anh ấy và đồng nghiệp của mình luôn bắt đầu ngày mới bằng một vài ván chơi chữ; trước khi bắt tay vào công việc. Britt thừa nhận trò chơi này không có tác dụng nhiều đối với đầu ra công việc; thế nhưng, hoạt động này giúp tối đa hóa những khoảng thời gian trong ngày, khi mà sự phân tâm dễ dàng lấn át.

5. Thiết lập ranh giới rõ ràng về không gian và thời gian làm việc

Các tác nhân khách quan – như các cuộc họp tại văn phòng – có thường giúp kiểm soát lịch trình của bạn không? Nếu có, hãy xây dựng các quy định nghiêm ngặt cho bản thân khi bạn làm việc tại nhà; tập trung kiểm soát thời gian trong giờ làm. 

Hãy xem xét những tuýp văn phòng phù hợp nhất đối với bạn; và điều chỉnh không gian làm việc mới của bạn tương tự. Bạn có thể áp dụng điều này khi sắp xếp phòng làm việc tại nhà của mình; hoặc, khi bàn bạc mong muốn của mình với gia đình hoặc bạn cùng phòng. 

Laura Stack, người sáng lập công ty Productivity Pro, cho rằng cá tính là yếu tố quan trọng. Cô ấy chia sẻ với Fast Company: Hãy thiết lập và duy trì những ranh giới như cách để chấp nhận tính cách bản thân và được làm chính mình. 

Ngoài không gian làm việc, hãy xem xét thời điểm mà bạn làm việc hiệu quả nhất. Nhà tư vấn hướng nghiệp Elizabeth Whittaker-Walker cho rằng: “Nếu bạn làm việc hiệu quả hơn vào buổi sáng, hãy sắp xếp các cuộc họp hoặc phần việc quan trọng vào đầu ngày. Gạch đi các nhiệm vụ sau mỗi lần hoàn thành.”

6. Xác định những tác nhân gây xao nhãng

Lưu ý một số yếu tố gây căng thẳng tại nơi làm việc, những yếu tố dễ làm bạn xao nhãng và lãng phí thời gian. Thông thường, bạn sẽ khó để nhận ra những cảm xúc stress ngay lập tức. Vậy nên, hãy đặt ra một vài câu hỏi cho bản thân như, “Điều gì vừa làm tôi cảm thấy stress vậy?”; và “Tôi đang cố tránh điều gì ở đây?”. Thay vào đó, việc tự nhìn nhận bản thân có mục đích sẽ giúp bạn nâng cao sự tập trung khi làm việc tại nhà.

7. Tắt các thiết bị điện tử để tập trung cao độ

Nếu bạn hay tìm đến các thiết bị điện tử khi thấy stress, hãy cố gắng tìm các biện pháp đảm bảo để không bị công nghệ cám dỗ. 

Đây là một điểm cực kỳ khó khăn khi làm việc tại nhà, vì bạn phải tự chống lại những cám dỗ này. Michael Dermer, người sáng lập của Lonely Entrepreneur, trước đây đã nói với Fast Company: “Bạn phải thực hiện kỷ luật để giữ cho những tác nhân gây xao nhãng này tránh xa bạn ở nhà; cũng giống như khi bạn ở văn phòng.”

Cộng tác viên của Fast Company và nhà văn tự do thời vụ, Lindsay Tigar, đã đưa thói quen này lên một mức độ khác. Khi cần tập trung cao độ, cô ấy tắt hẳn Wifi.

8. Lắng nghe cơ thể của bạn

Cũng như những lúc bạn năng suất nhất, sẽ có những khoảng thời gian bạn thật sự kém hiệu quả. Việc loại bỏ các tác nhân gây xao nhãng sẽ giúp bạn biết được khoảng thời gian nào mình không còn khả năng tập trung. Vì vậy, hãy lắng nghe cơ thể bạn; khi cảm giác năng lượng tụt giảm, và trí não đã bão hòa.

Colin Doherty, Giám đốc điều hành của nền tảng phần mềm Fuze, nói với Fast Company rằng phải chú ý đến thời điểm nghỉ ngơi, vì cơ thể bạn cần thời gian để thiết lập lại cho những giờ làm việc hiệu quả hơn: “Gắn kết với công việc là rất quan trọng, nhưng dành thời gian để giảm bớt sức ép sẽ giúp thời gian trực tuyến của bạn có giá trị hơn.”

Dịch bởi Trâm Trần từ 8 tips to beat distractions while working from home.

Vũ Phi Yên - Thạc sĩ - Chuyên gia Tâm Lý lâm sàng

Thạc sĩ – Chuyên gia Tâm Lý lâm sàng. Viện phó Viện Nghiên cứu và Phát triển Nguồn Lực Việt